Comment gérer l’envoi de vos courriers sortants en entreprise ?

Au sein d’une entreprise, qu’elle soit très grande, moyenne ou petite, il existe certaines petites tâches internes qui nécessitent toujours un déploiement de ressources. C’est principalement le cas des courriers qui nécessitent notamment des moyens pour la gestion des impressions, des tris et des mises sous pli. Partant de ce fait, toutes les entreprises se retrouvent face à la même problématique : que faire pour mieux gérer l’envoi des courriers importants et se libérer de ce type de tâches secondaires ?

Pour apporter une solution fiable et concrète, la dématérialisation ainsi que le recours à des professionnels en gestion des plis semblent être les meilleurs moyens. Découvrez dans cet article, tout ce que vous devez savoir pour une meilleure gestion de vos plis.

Petit aperçu sur l’augmentation des tarifs postaux

Chaque année, il existe des possibilités d’augmentation des tarifs postaux. En 2021 par exemple, ceux-ci ont largement augmenté allant jusqu’à plus de 4 %. On fait donc face à une augmentation irrémédiable pour tous les types d’entreprises. De façon concrète, le coût de la lettre verte a augmenté de 0,04 € en passant de 0,85 à 0,89 €. Cela est l’équivalent d’une augmentation presque à 5 %. Les lettres dites prioritaires quant à elles ont encore connu pour cette année une hausse de 7 % en ce qui concerne leurs coûts. Une stratégie visant à optimiser les coûts incombe donc à toute entreprise dans la gestion de ses plis, d’autant plus que de nouvelles augmentations s’annoncent pour 2022.

Une gestion optimale de l’envoi des plis

La gestion des plis en entreprise est une tâche assez fastidieuse et chronophage. En effet, de nombreuses tâches successives et répétitives s’enchaînent régulièrement pour une bonne gestion des courriers. Que ce soit la préparation des courriers, leur impression, la mise sous plis et l’envoi des plis, toute entreprise a intérêt à mettre en place des dispositions claires et précises pour optimiser la gestion.

Des avancées intéressantes ont été constatées dans le domaine de la gestion des plis. Pour une bonne gestion, deux possibilités majeures s’offrent aux entreprises. Elles peuvent se tourner vers des professionnels en gestion de plis ou opter pour la dématérialisation des échanges.

Des avancées notables dans le domaine

Ces dernières années, nous avons assisté à d’énormes progrès. Il faut déjà évoquer une réduction considérable de la production de papiers avec une amélioration des flux. Cependant, beaucoup de choses restent encore à faire pour une amélioration de la procédure de gestion des courriers. Ainsi, que ce soit dans une administration publique ou privée, dans une grande ou une petite boîte, les multiples stratégies, moyens et astuces développés en la matière ont essentiellement pour but de :

• Rendre les impressions plus simples
• Améliorer les processus liés à l’expédition
• Avoir la main mise sur les plis confidentiels ou importants

Le recours à des professionnels : une solution efficace

Recourir à des professionnels pour la gestion de l’envoi de vos plis est une option très intéressante qui permet de décharger l’entreprise de cette tâche et de confier ce volet des activités entre les mains de personnes expertes dans le domaine. En effet, les professionnels ont développé des procédures bien ficelées pour une gestion optimale de vos plis. Par exemple, vous pouvez bénéficier d’une mise sous pli facilité avec ce service. Pour le déploiement de vos campagnes postales, de l’impression, à la mise sous enveloppe jusqu’à l’affranchissement, ces experts prennent en charge tout votre projet en toute efficacité.

La dématérialisation et ses avantages

Les tarifs postaux sont de plus en plus élevés au fil des années. Partant de ce fait, l’option la plus intéressante pour les entreprises serait la dématérialisation. De plus en plus, les entreprises, les groupements humains et même les individus préfèrent clairement opter pour la dématérialisation des échanges.

En effet, celle-ci permet de faire des économies de tout point de vue (économies de temps, d’énergie et même en termes écologiques). Par conséquent, la dématérialisation est une des meilleures solutions pour une gestion optimale des courriers sortants en entreprise. Non seulement cette dernière vous aide dans la dynamique d’optimisation des processus, mais elle contribue aussi largement à une réduction considérable des coûts liés aux échanges. 

La dématérialisation contribue concrètement à apporter divers avantages. D’abord, les tarifs liés au traitement du courrier sont clairement réduits. Ensuite, le cycle suivi par les courriers pour leur traitement est quant à lui aussi réduit, ce qui représente un énorme gain en énergie pour l’utilisateur. Après, le temps de gestion des requêtes est également réduit. Enfin, grâce à la dématérialisation, tous les échanges sont gérés en ligne, ce qui évite beaucoup de tracasseries.

Il faut souligner que nous évoluons dans une ère très numérisée. Toutes les entreprises devront de plus en plus recourir à une plus grande dématérialisation de la gestion de leurs courriers. Même si les courriers physiques n’ont pas perdu leur place dans notre quotidien, ils sont déjà bien largement supplantés par les courriers numériques.

Une meilleure gestion pour de nombreux avantages

Trouver un meilleur système de gestion des courriers n’est pas une chose à faire parmi tant d’autres. C’est plutôt un des points importants sur lesquels doit absolument se pencher toute entreprise ! Si dans un premier temps, cela vous permet de vous débarrasser définitivement de toutes les tracasseries relatives à la gestion des plis, dans un second cela représente aussi une approche plus économique.

Vous pourrez arriver à optimiser les coûts liés à la gestion de vos plis en mettant en place une meilleure gestion. En interne ou en confiant cette tâche à une entreprise spécialisée, vous pourrez gagner du temps à déployer sur d’autres activités. La dématérialisation demeure également une solution à envisager et à mettre en œuvre pour réduire le nombre de plis à envoyer. Ce sera un gain financier pour votre entreprise.

De plus, il s’agit également d’une approche écologique. Elle vous permet de vous inscrire dans la dynamique de la protection de l’environnement à travers la gestion de vos courriers en entreprise. Au final, il revient à toute entreprise de faire un choix en toute connaissance de cause pour atteindre ses objectifs.