Des outils collaboratifs pour améliorer la productivité
Le travail d’équipe est aujourd’hui un élément essentiel du succès des entreprises. La vérité est que, plus le nombre de participants à un projet est grand, plus il est également important que la communication et la coordination entre eux soient efficaces, car des résultats de qualité ne seront atteints que si les tâches ont été correctement réparties et qu’il y a une bonne communication entre les membres de l’équipe.
Pour cela, il est nécessaire que chacun reçoive à temps les évolutions importantes du projet et dispose des informations et des moyens nécessaires pour le mener à bien. Pour améliorer les résultats, de plus en plus d’entreprises se tournent vers des outils collaboratifs, qui assurent la productivité même lorsque les participants sont dans des endroits différents.
Qu’est-ce qu’un outil collaboratif ?
Les outils collaboratifs sont des programmes de travail en équipe qui incluent des fonctions de gestion de projets et visent à améliorer le processus de travail. Pour ce faire, les outils collaboratifs d’entreprise contiennent des fonctions spécifiques de planification, d’organisation et d’analyse des tâches. Le meilleur outil collaboratif comprend généralement ces fonctionnalités :
Partage de fichiers : L’un des piliers sur lesquels repose un outil de collaboration est la possibilité de partager des tableaux, des documents et d’autres fichiers avec le reste des membres de l’équipe.
Communication en temps réel : De nombreux outils collaboratifs contiennent des fonctions qui permettent une communication en direct.
Calendrier partagé : qu’il s’agisse d’une réunion, d’un appel important ou d’une date d’échéance, les e-mails, appels ou messages de discussion sont un moyen utile d’informer des événements à venir, bien qu’ils soient également facilement oubliés.
Fonctions de gestion : un bon outil collaboratif permet également au chef de projet ou au chef d’équipe de planifier au mieux les différents processus de travail sans perdre la vue d’ensemble.
Sélection de 3 outils collaboratifs
Trouver le bon programme pour améliorer votre rythme de travail est parfois plus difficile que vous ne le pensez au départ, principalement en raison de deux facteurs. D’une part, les offres diffèrent considérablement les unes des autres en fonction de la taille et des coûts de l’outil, allant de services très onéreux à des solutions gratuites. De plus, certaines applications offrent un large éventail de fonctions, tandis que d’autres se concentrent sur des aspects spécifiques. De l’autre, il existe différentes solutions locales – hébergées sur le serveur lui-même et qui ont pour priorité la sécurité.
Voici quelques solutions intéressantes pour la gestion de projet.
Microsoft 365
Avec Windows, Microsoft est surtout connu pour ses applications bureautiques. Avec Microsoft 365, l’entreprise a transféré ces programmes dans le cloud en tant qu’applications Web, ouvrant ainsi la voie à la conversion vers Word et autres. Vous n’avez plus besoin d’acheter de licences pour utiliser la suite bureautique. Avec un abonnement à Microsoft 365, tous ses programmes peuvent être utilisés dans le navigateur Web.
Nextcloud
Travailler dans un groupe de partage de mémoire ? La solution open source Nextcloud ouvre à ses utilisateurs la possibilité de configurer leur propre serveur de fichiers pour faciliter le partage de fichiers ou la coopération sur des projets communs. Le programme a été conçu pour que l’utilisateur puisse synchroniser une copie des fichiers locaux présents sur son PC sur le serveur, afin que plusieurs membres de l’équipe puissent accéder aux mêmes fichiers, qui sont toujours à jour.
Espace de travail Google
Bien que Google soit principalement connu pour son moteur de recherche Web, des millions d’utilisateurs à travers le monde utilisent les autres offres de l’entreprise, dont certaines sont regroupées dans Google Workspace. Il s’agit d’une suite d’applications bureautiques et de plusieurs outils de collaboration déjà familiers à la plupart des utilisateurs : Gmail, le service de messagerie gratuit de Google ; Google Docs, pour la création de documents, et Google Drive, le magasin cloud du fournisseur. Beaucoup de ces applications sont déjà disponibles gratuitement pour les utilisateurs privés, mais les entreprises disposent d’une version étendue avec d’autres services : messagerie professionnelle, plus d’espace de stockage et support client à tout moment.
Vous avez aimer cet article ? Partager le sur les réseaux sociaux :)
Mini Boutique
Articles
Voir tout
