Les outils télétravail les plus efficaces pour améliorer votre productivité
Vous avez décidé de sauter le pas et de vous lancer dans le travail en remote ? Déjà populaire depuis plusieurs années auprès des digital nomads, le télétravail s’est réellement démocratisé l’année passée suite à l’épidémie de Covid-19 et les recommandations de travailler à la maison pour ceux qui le pouvaient.
Que vous souhaitiez travailler depuis l’étranger et profiter des avantages d’une vie nomade, ou tout simplement depuis chez vous pour économiser du temps de transport ou passer plus de temps avec vos enfants, des outils pour le télétravail et une bonne organisation seront nécessaires. Nous vous présentons les meilleurs outils et conseils pour le télétravail dans cet article.
Gardez le contact avec votre entreprise grâce aux outils télétravail
Lorsque l’on fait le choix de travailler à distance, il peut être compliqué de garder un lien professionnel régulier et efficace avec son entreprise ou ses clients. Le manque de contacts physiques et de discussions en tête à tête peut entraîner des difficultés de communication. Heureusement, de nombreuses entreprises ont pris les devants pour faciliter les échanges et simplifier la vie des travailleurs remote.
Voici quelques-uns meilleurs outils pour le télétravail :
- Slack : Slack est un outil de messagerie instantané conçu pour faciliter les discussions entre équipes et réduire le nombre d’emails échangés. La plateforme vous permet de créer des chaînes privées ou publiques, ainsi que d’échanger des messages privés.
- Zoom : Zoom est un logiciel qui a connu un succès éclair au cours de l’année passée, tant auprès des entreprises que des particuliers, qui se sont appropriés l’outil pour organiser des apéros virtuels en famille ou entre amis. Similaire à Skype, ce logiciel permet d’organiser des appels en vidéoconférence et des réunions à distance. Le partage d’écran et la possibilité d’organiser des webinaires ou des réunions à très grande échelle en fait un allié de taille pour de nombreuses entreprises.
- Google Drive : L’outil Cloud de Google est un incontournable parmi les outils pour le télétravail. Il permet de partager tout type de fichiers et de documents en toute simplicité et ce, sans limite de poids. Vous pouvez également créer directement des fichiers texte, des présentations ou des feuilles de calcul directement sur la plateforme, depuis tout type d’appareil et travailler dessus à plusieurs de manière simultanée.
- Trello : Trello est un outil en ligne permettant de faciliter la gestion de projets. Très complet et misant sur la collaboration, cet outil s’appuie sur le principe de tableaux, de cartes et de listes, que vous pouvez créer à volonté et partager pour chacun de vos projets, et chacune de vos tâches.
- WeTransfer : Comme son nom l’indique, WeTransfer permet de transférer des documents lourds. Vous pouvez même transférer des documents gratuitement et sans vous inscrire, jusqu’à 2 Go. Attention cependant si vous ne possédez pas de compte, car aucune option de cryptage n’est disponible pour les utilisateurs gratuits.
Sécurisez vos données lors de votre travail à distance
Lorsque l’on travaille depuis son domicile, un espace de coworking, voire même un café ou une bibliothèque, il est primordial de tout mettre en œuvre pour protéger sa connexion et les données de son entreprise. Votre ordinateur est peut-être déjà doté d’un antivirus et d’un pare-feu, mais ceux-ci peuvent s’avérer insuffisants lorsqu’il s’agit de lutter au mieux contre les cyberattaques.
L’installation d’un VPN est indispensable pour garantir des échanges sécurisés et renforcer la protection de vos données. Mais qu’est-ce qu’un VPN ? Un VPN ou “virtual private network” (réseau privé virtuel) est un service qui permet de protéger votre trafic web, garantissant ainsi votre confidentialité en ligne. En créant un tunnel chiffré pour vos données, votre identité en ligne et votre adresse IP sont rendues entièrement confidentielles et cachées. Cela vous laisse la possibilité de surfer sur le web depuis des réseaux Wi-Fi publiques en toute sérénité.
Par ailleurs, lorsque vous traitez avec des données et fichiers sensibles, il est recommandé d’utiliser un service de Cloud décentralisé et sécurisé, comme Google Drive ou Dropbox, plutôt que le disque dur de votre ordinateur. Cela vous évitera bien des problèmes en cas de perte, vol ou panne de votre appareil, et vous offrira en plus la possibilité de partager tous les fichiers avec vos collaborateurs.
Ne négligez pas la charge mentale du travail en remote
Lorsque l’on est en télétravail, il peut être complexe de fixer des limites appropriées entre travail et vie privée. Pour rester efficace et optimiser votre temps de travail à distance, il est indispensable de bien vous organiser, ce qui vous permettra en outre de préserver votre santé mentale.
Parmi les outils pour le télétravail et la gestion du temps, on peut citer Timely, une application d’intelligence artificielle qui compte chaque seconde passée à effectuer une tâche en particulier. Vous pouvez ainsi contrôler de manière simple le temps que vous passez à effectuer chacune de vos tâches, qu’il s’agisse de répondre à des emails, de travailler sur tel ou tel projet, et même vos temps de pause. N’oubliez pas de définir des horaires de travail fixes et réguliers, et respectez-les. Dans les premiers temps, on peut avoir tendance à se disperser au cours de la journée, ce qui entraîne des journées de travail longues et tardives. Une routine faite d’horaires prédéfinis et de pauses régulières sera bien plus efficace sur le long terme.
Si vous travaillez depuis votre domicile, pensez par ailleurs à vous mettre en place un espace de travail dédié. Il peut s’agir d’une pièce à part, si vous en possédez une, ou bien d’un petit coin agréable avec un bureau et une chaise de bureau confortable et, si possible, une vue sur l’extérieur ou quelques plantes.
Même s’il est tentant à bien des égards, le travail en remote n’est pas sans défis. Ces multiples outils pour le télétravail vont vous permettre d’optimiser vos performances et de travailler de manière efficace et sécurisée, peu importe l’endroit d’où vous vous trouvez.
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