Comment utiliser les data au sein de son entreprise ?

La gestion de la data est aujourd’hui à la base d’un meilleur dynamisme au sein de toute entreprise. Car en plus de comporter des informations sur les contacts, les fichiers data offrent à l’endroit des prospects une approche marketing et commerciale optimale. Comment utiliser les data au sein de son entreprise ? Découvrez dans cet article tout ce qu’il y a à savoir sur la meilleure manière d’utiliser ces données.

Présentation des data et leurs apports à l’entreprise

Les data représentent aussi bien pour les applications analytics que pour les activités réalisées par l’entreprise le carburant à la base de leur bon fonctionnement. Réussir à garantir leur qualité permet donc d’augmenter ses chances en ce qui concerne les ventes et la fidélisation des clients. En outre, les data de qualité assurent une meilleure optimisation de l’impact des campagnes marketing et RH. L’adopter constitue par conséquent un avantage indiscutable pour votre entreprise.

Quelles sont les étapes à connaître pour une utilisation efficace de la data en entreprise ?

L’utilisation des data, quoique simpliste en apparence, nécessite la connaissance des différentes phases de la procédure de conversion des data brutes. Il vous faut également bien identifier les objectifs que vous souhaitez atteindre suite à l’exploitation des données et aussi maîtriser les difficultés qu’elles sont censées vous permettre de surmonter.

Vous trouverez à la suite de cet article de plus en plus d’informations qui vous permettront d’en savoir plus sur la transition nécessaire liée à une meilleure utilisation des données en entreprise.

Formez les employés au traitement des informations

La première chose à retenir à propos de l’utilisation des data en entreprise est qu’il s’agit d’une activité collective. En effet, cette particularité se trouve mentionnée dans les articles 32 à 35 du RGPD mis en place par la législation européenne. Ainsi, le Data Protection Officier (DPO) constitue le garant de la transmission des bonnes pratiques ainsi que le principal atout devant gérer ses données.

Un apprentissage sérieux de l’utilisation des data s’avère alors indispensable et celui-ci passe par la sensibilisation des collaborateurs à la gestion des données. Cette formation favorisera en effet un réveil auprès de tous les acteurs de l’entreprise. Les questionnements que suscitera cette prise de conscience représenteront indéniablement le premier pas vers une gestion efficiente des data.

Développez une stratégie de traitement des informations adaptée à tous les secteurs de l’entreprise

L’élaboration d’une stratégie fiable de traitement des données s’avère extrêmement compliquée pour de nombreuses petites entreprises. Il est même possible d’observer des entreprises de taille intermédiaire (ETI) souffrir de cette déficience. Un grand nombre de solutions pouvant résoudre ce problème sont proposées chaque année. Cependant, en raison du nombre incalculable de data que reçoit annuellement une entreprise, la gestion de ces flux doit s’effectuer en choisissant une stratégie flexible et adaptée à l’ensemble des fonctions.  

Les data doivent à présent être récoltées, actualisées et mises à la disposition de toutes les équipes. Pour ce faire, il vous faut d’abord identifier toutes les données qui sont nécessaires pour le développement de votre entreprise. Ceci permettra à chaque employé, peu importe son secteur, de connaître les informations utiles et celles inutiles à ses activités. Il est important de préciser que vous pouvez automatiser le système afin d’obtenir une actualisation régulière de la data.

Mettez en place un processus clair et précis des tâches

Parvenir à définir le processus interne de traitement et d’analyse des données constitue l’une des missions les plus complexes en ce qui concerne l’utilisation des data au sein d’une entreprise. En effet, le nombre de données récolté au quotidien par une société reste impressionnant. Il est donc facile de perdre ou d’avoir de fausses informations. Par conséquent, ce n’est qu’en mettant en place un processus des tâches à la fois clair et précis que vous réussirez un tant soit peu à sortir la tête de l’eau.

Vous avez par exemple la possibilité d’identifier en premier lieu les acteurs qui interviennent sur chacune des données. Ensuite, trouvez une personne compétente pouvant réaliser l’ensemble du traitement et confiez-lui cette tâche. En créant ainsi un métier de data analyste, vous parviendrez à éviter au maximum les erreurs. De plus, n’oubliez pas d’actualiser les données ou d’automatiser cette actualisation dans le meilleur des cas.   

Quelques outils à utiliser pour la mise en place d’un processus interne de traitement

Il est important de préciser qu’il est préférable que chaque entreprise schématise la gestion des traitements de ses données personnelles comme inscrits dans le RGPD. Pour y parvenir facilement, vous pouvez recourir à des logiciels en ligne comme Lucidchart que vous accompagnerez d’un classeur Excel. Mais surtout, il est primordial d’implanter une nouvelle politique pour le management des données. Vous trouverez en cliquant sur ce lien de plus amples informations.

Pour l’analyse des risques des données que vous récoltez par contre, vous pouvez utiliser le fameux outil proposé par CNIL, le Privacy Impact Assessment (PIA). Grâce à cet outil, vous pourrez élaborer une véritable méthodologie interne.  

Équipez-vous d’outils digitaux

La gestion de vos data doit s’effectuer rapidement, mais surtout de manière efficace. Il vous faut par conséquent acquérir des outils qui permettront à votre entreprise de ne pas être débordée par le flot d’informations qui arrive. Ainsi, vous devez par exemple mettre en place un logiciel CRM (Customer Relationship Management) complet afin de faciliter les échanges entre vos équipes. En ce qui concerne les outils comme Hubspot, Marketo, Salesforce ou encore Plezi, ces derniers peuvent gérer et sécuriser vos données.

Par ailleurs, pour bénéficier d’un retour sur investissement rentable en ce qui concerne la gestion de la data, il vous faut faire preuve d’une grande efficacité opérationnelle. Pour cela, il vous faut utiliser les plateformes telles que Google Drive, Trello, One Drive, etc. Ces derniers vous permettront non seulement de stocker, mais aussi de partager en interne les ressources nécessaires à votre activité.     

Réalisez un bilan complet des données de l’entreprise

Un bilan s’impose lorsque vous avez appliqué ces conseils pour l’utilisation de vos data. En effet, vous devez réaliser une analyse complète de vos données. En effectuant ce bilan 2 à 3 fois par an, vous parviendrez à déterminer ce qui fonctionne efficacement et ce qu’il faut réajuster pour un meilleur résultat. Vous pouvez pour ce faire confier cette mission à plusieurs personnes en interne.